1.錄音過長或過短 （例如簡單一句「ok」都會使用錄音功能） 

2.發送者話語中太多不肯定助語詞或停頓（例如「um」、「er」等），因而延長錄音時間 

3.同一段錄音提及過多資訊或問題 

4.於公眾場所大聲播放錄音內容 

5.音質問題，背景聲太嘈吵或人聲太小或回音過大

1. 不要錄製podcast：雖然每個人對語音信息的理想長度有不同的看法，但盡量保持在1至2分鐘內。如果覺得打字輸入時間太長，而直接打電話要說的內容又太短，那麼語音信息會是最佳的選擇。如果你收到一條長得難以忍受的語音訊息，你可以以 1.5 倍或 2 倍的速度播放，以便更快收聽。

2. 分拆：如果需要提及大量工作項目或問題，真的不能縮短你的信息，建議將錄音按各項資訊分類，再分段發放。你的接收者可以選擇一次坐下來狂聽，也可以按照他們的日程安排收聽。

3. 尊重他人：收聽語音信息時要注意周圍的環境。大聲播放可能會讓你周圍的人感到煩惱，而該訊息也可能包含私人信息。控制播放錄音的音量，或配戴耳機，避免讓公司內的資料外流

4. 減少問題：注意你在一個語音訊息中問了多少個問題，一個訊息包含太多問題的話，只會令對方感到困擾，在收聽時已經忘了一半你所問的問題。

5. 回覆：如果你收到語音消息，請嘗試以語音回覆，雙向語音對話比單方面的咆哮要好得多。

6.盡快回覆：盡快於可行時間回覆訊息，或以免提方式錄音（長按錄音鍵，並將其向上拉，再進行錄音，完成後，點擊發送）。